Alle Preise von offiziellen Anbieterseiten. Jahresabrechnung in EUR. Quellen: Mai 2026. Alle Berechnungen nachprüfbar.
Deine Microsoft-365-Rechnung landet auf dem Tisch. Der Verlängerungstermin rückt näher. Und deine Gesellschafter fragen, was die KI eigentlich kostet.
Diese Frage hat seit Januar 2025 eine präzise Antwort. Microsoft hat den Business-Standard-Basispreis auf exakt das Niveau von Google Workspace angehoben: €14/Nutzer/Monat. Nicht mehr günstiger. Nicht mehr teurer. Identisch. Die einzige verbleibende Kostendifferenz zwischen beiden Plattformen liegt im KI-Aufschlag — und der beträgt €30/Nutzer/Monat, wenn du mit Copilot vollen KI-Zugang haben möchtest.
Bei 25 Mitarbeitern sind das €9.000 im Jahr. Das ist keine Hochrechnung — das ist eine Multiplikation: €30 × 25 Nutzer × 12 Monate.
Bevor du das als unvermeidliche Betriebsausgabe abhakst: Google Workspace Business Standard enthält Gemini vollständig im Basispreis. Kein Add-on. Kein Aufpreis. Kein Verlängerungsgespräch über KI-Optionen.
Dieser Artikel rechnet die Jahreskosten für drei Teamgrößen durch, klärt was die DSGVO für diese Entscheidung bedeutet, und gibt dir drei konkrete Wege — je nachdem, wie dein Betrieb aufgestellt ist.
- €9.000/Jahr Mehrkosten bei 25 Mitarbeitern: Microsoft 365 Business Standard plus Copilot-Add-on kostet ab Juli 2026 insgesamt €44/Nutzer/Monat gegenüber €14 bei Google Workspace mit vollständigem Gemini-Zugang. Die Rechnung: €30 × 25 × 12 = €9.000. Quellen: microsoft.com/en-us/licensing, workspace.google.com/pricing, Mai 2026.
- Die Basispreise sind seit Juli 2026 identisch. Microsoft 365 Business Standard und Google Workspace Business Standard kosten beide €14/Nutzer/Monat. Die gesamte Preisdifferenz liegt ausschließlich im Copilot-Add-on — nicht im Basisprodukt.
- DSGVO-Prüfung vor der Vertragsentscheidung ist Pflicht. Beide Anbieter bieten DSGVO-konforme Konfigurationen — aber Konformität entsteht durch Konfiguration und Datenverarbeitungsvertrag (DPA), nicht automatisch durch Produktwahl.
- Betriebsratspflichtige KI-Einführung: Betriebe mit Betriebsrat müssen prüfen, ob der Wechsel auf eine KI-Standard-Plattform eine Konsultationspflicht nach BetrVG §87 Abs. 1 Nr. 6 auslöst — vor der Vertragsunterzeichnung, nicht danach.
- Microsoft bleibt die richtige Wahl bei Excel-VBA-Abhängigkeiten, SharePoint-Infrastruktur, Azure Active Directory oder regulierten Branchen — unabhängig vom Preisunterschied.
Die Entscheidungsgrundlage hat sich verändert
Bis Ende 2024 gab es ein rationales Argument für Microsoft: Der Basispreis war günstiger oder vergleichbar, die Plattformvertrautheit war ein legitimer Faktor, und KI war ein optionaler Aufschlag, den viele Betriebe nicht benötigten.
Dieses Argument gilt ab Juli 2026 nicht mehr.
Microsoft hat Business Standard von €12,50 auf €14/Nutzer/Monat angehoben. Google Workspace Business Standard kostet seit Januar 2025 €14/Nutzer/Monat. Beide Anbieter verlangen jetzt exakt denselben Basispreis — bei Jahresabrechnung, Business-Standard-Funktionsumfang.
Was sich gleichzeitig nicht geändert hat: Gemini ist vollständig im Google-Business-Standard-Preis enthalten. Microsoft hat das nicht getan. Der vollständige Copilot kostet €30/Nutzer/Monat als separates Add-on.
Für die Entscheidungsfindung im Betrieb bedeutet das: Die Frage ist nicht mehr „was kostet Microsoft und was kostet Google?” — sie ist „was leistet die KI der jeweiligen Plattform, und was ist mir das pro Mitarbeiter und Jahr wert?”
Was dein Team bei €14 wirklich bekommt
Bevor die Kostenrechnung beginnt, muss klar sein, was beide Anbieter bei €14 tatsächlich liefern.
Google Workspace Business Standard (€14/Nutzer/Monat): Vollständiger Gemini-Zugang in allen Apps — ohne zusätzliche Aktivierung, ohne Mindestlizenzanzahl, ohne Admin-Freischaltung. Jeder Mitarbeiter hat ab Tag 1 in Gmail, Docs, Sheets, Slides und Meet vollständige KI-Unterstützung. Das Kontextfenster von Gemini 3.5 Flash umfasst 1.000.000 Tokens (ca. 700 Seiten Fließtext). Microsoft Copilot mit Add-on: 128.000 Tokens (ca. 90 Seiten).
Microsoft 365 Business Standard (€14/Nutzer/Monat) — was inklusive ist: Copilot Chat für Organisationen unter 2.000 Nutzern im Basispreis. Das ist nicht dasselbe wie Microsoft 365 Copilot.
Der einzige Bereich, in dem Copilot mit vollem Add-on einen klaren Vorteil hat: Work IQ. Microsoft Copilot erstellt ein organisationsweites Gedächtnis — „Bereite mich auf das Montagsmeeting mit dem Einkauf vor” beantwortet Work IQ aus dem gesamten Microsoft-Graph-Kontext deines Unternehmens. Google Gemini hat im Business-Standard-Tarif kein vergleichbares sitzungsübergreifendes Organisationsgedächtnis.
Wenn Work IQ dein primärer KI-Anwendungsfall ist: Das Copilot-Add-on ist begründet. Wenn es das nicht ist: Du zahlst €9.000/Jahr für eine Funktion, die du nicht nutzt.
Die Jahresrechnung — drei Teamgrößen
Alle Zahlen: EUR, Jahresabrechnung, Stand Mai 2026.
| Teamgröße | Google Workspace + Gemini (€14/Nutzer/Monat) | Microsoft 365 Basis ohne Copilot (€14/Nutzer/Monat) | Microsoft 365 + Copilot (€44/Nutzer/Monat) | KI-Differenz/Jahr |
|---|---|---|---|---|
| 10 Mitarbeiter | €1.680/Jahr | €1.680/Jahr | €5.280/Jahr | €3.600 mehr |
| 25 Mitarbeiter | €4.200/Jahr | €4.200/Jahr | €13.200/Jahr | €9.000 mehr |
| 50 Mitarbeiter | €8.400/Jahr | €8.400/Jahr | €26.400/Jahr | €18.000 mehr |
Eine Bemerkung zur Zahlenlogik: Wer Microsoft 365 ohne Copilot nutzt, zahlt denselben Jahresbetrag wie mit Google Workspace. Die €1.680, €4.200 und €8.400 sind identisch — bei beiden Anbietern. Die KI-Differenz entsteht ausschließlich durch das Copilot-Add-on.
DSGVO — Was vor der Entscheidung geklärt werden muss
Für deutsche Betriebe ist die Plattformentscheidung keine reine Kostenfrage. Beide Anbieter verarbeiten im produktiven Einsatz Geschäftskommunikation, Dokumente, Kalender und potenziell Kundendaten. Das löst DSGVO-Pflichten aus, die vor Vertragsabschluss geklärt sein müssen.
Google Workspace: DSGVO-konformer Datenverarbeitungsvertrag (DPA) für alle Workspace-Tarife ab Business Starter. Standard-Vertragsklauseln (SCCs) nach DSGVO-Anforderungen inklusive. Data-Regions-Funktion für explizite EU-Datenlokalisierung verfügbar.
Microsoft 365: DSGVO-konformer Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) für alle Microsoft 365 Geschäftskunden. Azure-Rechenzentren in Deutschland (Frankfurt und Berlin) verfügbar. Microsoft EU Data Boundary für Microsoft 365 ermöglicht Datenhaltung innerhalb der EU.
Was beide nicht leisten: Automatische DSGVO-Konformität. Konformität entsteht durch korrekte Konfiguration und abgeschlossenen DPA — nicht durch die Produktwahl allein.
- DPA mit dem gewählten Anbieter gelesen und verstanden?
- Datenkategorien identifiziert, die über die Plattform laufen?
- EU-Datenlokalisierung erforderlich? (Data Regions / EU Data Boundary konfiguriert?)
- Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO) aktualisiert?
- Bei Kundendaten auf der Plattform: Betroffene informiert?
- Datenschutzfolgenabschätzung (DPIA) für KI-Verarbeitung geprüft?
Wo Microsoft die richtige Wahl bleibt
Die Kostendifferenz von €9.000/Jahr bei 25 Mitarbeitern ist real. Für einen Großteil der deutschen Mittelstandsbetriebe ist Microsoft dennoch die korrekte Entscheidung — aber aus konkreten betrieblichen Gründen, nicht aus Gewohnheit.
Der Betriebsrat — Was viele Betriebe übersehen
Für Betriebe mit Betriebsrat gilt: Die Einführung oder der Wechsel auf eine Plattform, die KI-Funktionen als Standard aktiviert und dabei Mitarbeiterdaten verarbeitet, kann eine Mitbestimmungspflicht nach BetrVG §87 Abs. 1 Nr. 6 auslösen.
§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG begründet ein Mitbestimmungsrecht bei der “Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.” Microsoft 365 Copilot und Google Gemini können in ihrer Standardkonfiguration Kommunikationsverläufe, Dokumenterstellungszeiten und Meeting-Teilnahmen indizieren und auswerten.
Ob das eine Überwachungseinrichtung im Sinne von §87 BetrVG darstellt, hängt von der konkreten Konfiguration und dem geplanten Einsatz ab. Die Konsequenz für die Praxis:
Das gilt für jeden Betrieb mit Betriebsrat — also für Betriebe ab 5 Mitarbeitern, die einen gewählt haben. Empfehlung: Klärung mit Arbeitsrechtler oder HR-Verantwortlichem vor Vertragsabschluss. Typische Klärungszeit: 2–4 Wochen.
Die echten Wechselkosten
Ein reiner Preisvergleich unterschätzt die tatsächliche Entscheidungsgrundlage. MSP-Praxisberichte (r/msp, 2024): ca. €115 pro Postfach/Nutzer für eine Standardmigration. Für ein 25-Nutzer-Team: ca. €2.875 an Dienstleistungskosten allein für die E-Mail-Migration.
Mit Datei-Migration, Workflow-Anpassung und Schulungsaufwand: realistische Gesamtmigrationskosten für ein 25-Nutzer-Team ohne tiefe Microsoft-Integration zwischen €4.000 und €8.000.
Der Amortisationszeitraum bei €9.000/Jahr Differenz: Bei €4.000 Migrationskosten amortisiert sich der Wechsel nach 5–6 Monaten. Bei €8.000 nach ca. 11 Monaten. Ab dem zweiten Jahr liegt die jährliche Ersparnis vollständig im Betrieb.
Drei Wege — welcher passt zu deinem Betrieb
Microsoft hat den Basispreis auf Google-Niveau angeglichen. Die Entscheidung 2026 ist nicht „Microsoft oder Google?” — sie ist „Brauchen wir Work IQ, und ist es uns €9.000/Jahr wert?”
Wenn die Antwort ja ist: Microsoft 365 mit Copilot ist eine begründete Wahl. Wenn die Antwort nein ist und keine strukturellen Abhängigkeiten vorhanden sind: Google Workspace liefert vergleichbaren KI-Funktionsumfang für denselben Basispreis.
Drei Dinge vor der Entscheidung klären, die in den meisten Vergleichen fehlen: DSGVO-Konfiguration und DPA abschließen. Betriebsratspflicht prüfen, wenn ein Betriebsrat vorhanden ist. Wechselkosten in die Amortisationsrechnung aufnehmen — nicht nur Jahresgebühren vergleichen.
FAIS-Einschätzung: Für Betriebe ohne strukturelle Microsoft-Abhängigkeiten ist Google Workspace Business Standard bei Neuabschlüssen und Verlängerungen die kostenoptimalere Wahl. Microsoft 365 bleibt die richtige Entscheidung bei Excel-VBA-Workflows, SharePoint-Infrastruktur oder regulatorischen Anforderungen.
Für die meisten 10–25-Nutzer-Teams nicht — es sei denn, Work IQ (das organisationsweite Gedächtnis von Copilot) ist der primäre Anwendungsfall. Copilot Chat ist im Business-Standard-Basispreis bereits enthalten. Das vollständige Add-on (€30/Nutzer/Monat) liefert darüber hinaus Work IQ, Modellauswahl und erweiterte Analyse. Bei 25 Mitarbeitern sind das €9.000/Jahr für diese zusätzlichen Funktionen.
Google bietet einen DSGVO-konformen Datenverarbeitungsvertrag (DPA), Standard-Vertragsklauseln und die Data-Regions-Funktion für EU-Datenlokalisierung. DSGVO-Konformität entsteht durch korrekte Konfiguration und abgeschlossenen DPA — nicht automatisch. Dasselbe gilt für Microsoft 365. Für beide Anbieter: DPA vor Vertragsabschluss prüfen und für den eigenen Verarbeitungskontext bewerten lassen.
Nein, nicht sofort. Bestandskunden bleiben auf dem aktuellen Preis bis zur nächsten Vertragsverlängerung. Microsoft informiert mindestens 30 Tage vorher per Message Center im Admin-Portal. Business Standard steigt von €12,50 auf €14/Nutzer/Monat — ein Anstieg von 12 %. Bei 25 Mitarbeitern: €450 mehr pro Jahr allein durch den Basispreis-Anstieg, bevor Copilot berücksichtigt wird.
Möglicherweise ja. Bei Plattformen mit standardmäßig aktivierten KI-Funktionen, die Mitarbeiterkommunikation oder Produktivitätsdaten verarbeiten, kann eine Konsultationspflicht nach BetrVG §87 Abs. 1 Nr. 6 entstehen. Ob das für deinen konkreten Einsatz gilt, hängt von Konfiguration und Nutzungskontext ab. Klärung vor der Vertragsunterzeichnung — nicht danach.
Nein — nicht ohne vollständige Neu-Implementierung. Google Sheets führt keine VBA-Makros aus und unterstützt kein Power Query. Wer im Finanz- oder Operationsbereich auf Excel-basierten Modellen aufbaut, behandelt einen Plattformwechsel als Neuentwicklungsprojekt, nicht als Migration.
Für eine Standardmigration (E-Mail, Kalender, Dateien): 2–6 Wochen. Mit SharePoint-Infrastruktur oder Power-Automate-Workflows: zusätzlich 2–4 Wochen. MSP-Kosten: ca. €115/Nutzer — bei 25 Mitarbeitern ca. €2.875. Gesamtmigrationskosten inklusive Datei-Migration und Schulung: €4.000–8.000 für ein 25-Nutzer-Team ohne tiefe Microsoft-Integration.
Nein. Seit der Preisrestrukturierung im Januar 2025 ist vollständiger Gemini-Zugang in Business Standard enthalten — kein Add-on erforderlich. Gmail, Docs, Sheets, Slides, Meet und Drive. Business Starter enthält nur begrenzten Gemini-Zugang in Gmail.
KI-Unterstützung im aktuell geöffneten Office-Dokument, einfache Chat-Funktionen in Teams und Bing-gestützte Websuche. Nicht enthalten: Work IQ, Modellauswahl, erweiterte Analyse über Dokumentgrenzen und Meeting-Vorbereitung aus dem vollständigen Kalender- und E-Mail-Kontext. Diese Funktionen erfordern das kostenpflichtige Add-on (€30/Nutzer/Monat).
Nein, nicht zum aktuellen Zeitpunkt (Mai 2026). Gemini Spark startete auf Google I/O 2026 für US-basierte AI-Ultra-Abonnenten (persönliches Abo ab $100/Monat). Für Business-Standard-Nutzer gibt es keinen bestätigten Verfügbarkeitstermin. Die Enterprise-Version erfordert Gemini Enterprise ($21+/Nutzer/Monat).
Drei relevante Änderungen für Business-Standard-Nutzer: Gemini 3.5 Flash als neues Standard-Modell (schneller, kein Aufpreis), AI Inbox in Gmail im schrittweisen Rollout, und Workspace Studio auf verbessertem Modell. Headline-Ankündigungen — Gemini Spark, Managed Agents, Agent Platform — erfordern AI Ultra ($100–200/Monat) oder Gemini Enterprise ($21+/Nutzer). I/O 2026 war primär eine Entwickler- und Enterprise-Veranstaltung.
Quellen und Methodik
Diese Analyse verwendet ausschließlich offizielle Anbieterquellen und verifizierte Preisseiten. Alle Kostenberechnungen basieren auf den öffentlichen EUR-Tarifen, bestätigt Mai 2026. Alle Rechenoperationen sind im Text nachvollziehbar dargestellt.
- Google Workspace Preisseite — €14/Nutzer/Monat Business Standard mit vollständigem Gemini-Zugang bestätigt, Mai 2026
- Microsoft Lizenzierungs-Update — Business Standard €14/Nutzer/Monat ab 1. Juli 2026, Februar 2026
- Google Workspace Edition-Vergleich — Gemini-Verfügbarkeit pro Tarif bestätigt, Mai 2026
- FutureAIStack — Microsoft 365 Preiserhöhung Juli 2026: Vollständige Operatoren-Analyse
- Google I/O 2026 — Offizielle Ankündigungen, 19. Mai 2026